Case: Contractmanagement groeimodel en actieplan
DPA Procurement: groeimodel en actieplan voor contractmanagement
Contractmanagement
Inkoop en contractmanagement zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zonder contractmanagement verdwijnen behaalde inkoopresultaten als sneeuw voor de zon. Goed contractmanagement draagt bij aan een gezonde en efficiënte bedrijfsvoering waarbij kosten en risico’s geminimaliseerd en opbrengsten gemaximaliseerd worden.
Figuur 1. Inkoop en contractmanagement zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden
Containerbegrip
Contractmanagement is een containerbegrip. Bijna niemand weet precies wat het inhoudt, wat je ervoor moet doen, wie het moet doen en hoe je ermee begint. Er zijn geen eenduidige, alomvattende definities en begrippenkaders. Processen zijn onvoldoende gedefinieerd en de betrokken in- en externe partijen hebben verschillende doelstellingen en belangen. Contracten en informatie over contracten zijn moeilijk of niet te vinden en ondersteunende systemen ontbreken meestal.
Figuur 2. Contractmanagement vereist nauwe samenwerking tussen alle betrokken partijen
Definieer uw eigen contractmanagement
Voor contractmanagement is er geen ‘steen der wijzen’ of ‘ei van Columbus’. Contractmanagement goed implementeren kost bloed, zweet en tranen. Iedere organisatie moet voor zichzelf per inkoopcategorie bepalen wat zij met contractmanagement wil bereiken, hoe zij dit wil doen, wie dit zouden moeten doen en met welke hulpmiddelen. Het is belangrijk om te weten in welke fase van de ontwikkeling de organisatie zich met contractmanagement bevindt en wat de doelstellingen zijn.
Figuur 3. Contractmanagement groeimodel
Contractmanagement quickscan
Twijfelt u waar uw organisatie zich bevindt in het contractmanagement groeimodel, beantwoord dan de 10 vragen uit de contactmanagement quick-scan <link naar subpagina>. Zaak is dat u in ieder geval de levering en betaling van producten en diensten, contractbeheer en de relatie in- en externe opdrachtgevers goed regelt.
Actieplan
Contractmanagement is een dynamisch proces, waarvoor we het volgende ‘contractmanagement actieplan’ adviseren:
- Zet contractmanagement op de directie/management agenda
- Maak iemand verantwoordelijk voor het contractmanagementproces
- Definieer processen, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- Leg alle contracten en informatie over de contracten eenduidig en op een plek vast
- Identificeer, prioriteer en realiseer verbetermogelijkheden
- Implementeer technologie om het contractmanagementproces te ondersteunen
Diensten
De ervaring leert dat veel organisaties niet over de kennis, ervaring, capaciteit en tools beschikken om dit soort acties effectief en efficiënt uit te voeren. Stelt u prijs op de inbreng van vakspecialisten? Neem dan vooral contact op met DPA Procurement. Voor contractmanagement leveren we de volgende diensten:
- Contractenanalyse en verbeterplan (consultancy)
- Opschonen contractendatabestand en implementeren contractmanagement verbeterplan (consultancy)
- Contractmanagers op tijdelijke basis (detachering)
- Contractmanagers in vaste dienst (werving & selectie)
