Case: Duurzaam inkopen is beleid voor gemeente Utrechtse Heuvelrug
Maatschappelijk verantwoord inkopen en kosten besparen gaan moeilijk samen. 'Maar het is niet onmogelijk', zegt inkoper van de gemeente Utrechtse Heuvelrug Ariadne Biessels-De Jong. Ze vertelt over het geheim achter effectief duurzaam inkopen tijdens een sessie voor de professionals van DPA PeopleGroup. 'Inkopen is iets anders dan budget bewaken. Dat zouden meer inkopende afdelingen bij gemeenten moeten inzien.'
Duurzaam inkopen geen noodzaak maar plicht
Ariadne Biessels-de Jong had ooit haar eigen café-restaurant. In 1997 maakte ze de overstap naar inkoop. Na een paar jaar als facilitair en inkoopmanager bij KNVB werd zij zzp'er. Inmiddels is ze in dienst als strategisch inkoopcoördinator bij de Gemeente Utrechtse Heuvelrug. Daar is ze verantwoordelijk voor de gecoördineerde inkoop van alle dorpen en buurtschappen in de gemeente. Duurzaamheid is een wezenlijk onderdeel van haar inkoopbeleid. 'De Club van Rome waarschuwde al in 1972 voor een structureel milieuprobleem. We zijn ruim veertig jaar verder en er is bar weinig gebeurd om de aarde te beschermen. Ik vind dat overheidsorganisaties de plicht hebben om duurzaam in te kopen. Hoe moeilijk dat soms in de praktijk ook is.'
"Inkopen is iets anders dan budget bewaken. Dat zouden de inkopende afdelingen bij gemeenten meer moeten gaan inzien."
Inkopen of budget bewaken?
Een energiezuinig gemeentehuis, catering via werkvoorzieningschappen en een fietsenplan: het zijn maar een paar voorbeelden van het duurzame beleid van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. 'Bij alles wat we inkopen voor de gemeente denken we goed na over wat goed is voor mens, dier en milieu. Extreem lastig, dat is het zeker. Maar als je bewust bent van de rol die je hebt als inkoper, kom je al een heel eind. Daarmee bedoel ik dat het niet alleen om budgetbewaking gaat, maar ook om je maatschappelijke verantwoordelijkheid.'
Helikopterview
Als inkoper van een overheidsinstelling heeft Ariadne te maken met verschillende belangen en daardoor vaak lastige dilemma's. Wetgeving en belangen van de inwoners botsen voortdurend. Daarnaast moet ze kostenefficiënt én milieuvriendelijk inkopen. Het lijkt een onmogelijke taak. 'Duurzame oplossingen zijn niet altijd de goedkoopste oplossingen. Je moet een helikopterview met duurzame invalshoeken hebben, daar ontbreekt het vaak aan bij inkopers. Ik heb geleerd dat je meer voor elkaar krijgt, als je het grote doel voor ogen blijft houden: een bijdrage leveren aan een betere wereld.'
"Ik vind dat overheidsorganisaties de plicht hebben om duurzaam in te kopen. Hoe moeilijk dat soms in de praktijk ook is."
Duurzaam is duur
De wil om duurzaam in te kopen is er. Maar de praktijk is weerbarstig. In het gecoördineerde inkoopmodel zijn de afdelingen verantwoordelijk voor de inkopen. Inkoop van een gemeente werken heel dicht op inwoners en B&W. Die zijn kritisch op de kosten en willen weten wat er met het belastinggeld wordt gedaan. 'Dat een kostbare investering op lange termijn veel geld kan besparen en goed is voor het milieu, vinden mensen meestal niet de interessantste boodschap. Daarom moeten wij als inkoper heel duidelijk en intensief communiceren met alle belangengroepen. Uitleggen waarom we iets doen en mensen betrekken bij onze keuzes. Dat is de enige manier om iets voor elkaar te krijgen.'
Innovaties en regels
Aan duurzame innovaties geen gebrek. Mensen zijn inventief en bedenken aan de lopende band nieuwe producten en oplossingen. 'Je hebt nu bijvoorbeeld CO2-absorberende stenen. Ideaal om duurzaam mee te bouwen. Maar stel dat een overheidsinkoper ze wil aanschaffen, dan moet dit wel worden meegenomen in een project dat meestal aanbesteed moet worden. We hebben nou eenmaal te maken met andere regels dan in de commerciële wereld.'
"Uitleggen wat je doet en waarom je het doet, is in ons vak heel belangrijk. Mensen willen weten waar het belastinggeld aan uitgegeven wordt. Heel terecht."
Weet wat er te koop is
Er is een aantal succesfactoren voor duurzaam inkopen bij overheidsorganisaties. Volgens Ariadne is het belangrijk dat inkopers veel onder de mensen komen. Binnen hun eigen organisatie maar ook in de markt. 'Je moet weten wat er te koop is en hoe verschillende mensen denken voordat je een inkooptraject ingaat. Blijf netwerken en bouw relaties op, want je komt er niet als je achter je bureau zit te googlen naar oplossingen.'
Delen is vermenigvuldigen
'Uitleggen wat je doet en waarom je het doet, is in ons vak heel belangrijk. Mensen willen weten waar het belastinggeld aan uitgegeven wordt. Heel terecht. Daarom adviseer ik inkopers om mensen zoveel mogelijk te betrekken bij het inkoopproces. Met duidelijke, eerlijke communicatie voorkom je een hoop onbegrip en verontwaardigde inwoners.'