Ervaring
Over Arnout
Als facilitair professional heb ik op veel plekken gewerkt en met veel leveranciers samengewerkt. Ook heb ik ervaren hoe het facilitaire regiemodel op verschillende manieren en in gradaties is neergezet. Hierbij kwam het ook voor dat ik voor de aanbiedende partij werkte. Sinds 1 april 2019 ben ik facilitair interim professional bij DPA en zet ik mijn ervaring voor afwisselende opdrachtgevers in. Van uitvoering van operationele taken naar uitbesteding van diensten.
Hoe hoog leg je de knip?
Dat is een zeer belangrijke vraag bij het uitbesteden van facilitaire diensten. Bij ‘hoge knip’ sourcingmodellen wordt een deel van de regie- en coördinatietaken uitbesteed aan externe dienstverleners. Daarmee beleg je veel verantwoordelijkheden buiten de deur. De rol van facility manager verschuift naar regisseur en de rol van opdrachtgever naar demand manager. Hierdoor krijg je steeds minder te maken met de operatie.
Wie ben je en wie ken je?
Als er op operationeel en tactisch niveau meerdere partijen voor je werken, stuur je in feite een heel groot team aan. Wie ben jij als opdrachtgever? Is het voor jou een papieren exercitie? Ben je de grote boze contractmanager? Of ken jij de mensen die voor je werken persoonlijk? Als je de schoonmaker op de gang tegenkomt, zeg je hem of haar netjes gedag. Toch? Maar ken je de rest van de mensen ook? Ken je de ongediertebestrijder en de loodgieter die eens per maand in het gebouw zijn? Weet je waar ze tegenaanlopen? Hoe kijken ze naar je organisatie en hoe zien ze jou als opdrachtgever?
Samenwerken in de keten
De trend om meer uit te besteden heeft veel goeds opgeleverd. Er is ook een keerzijde. In hetzelfde pand hebben alle operationele facilitaire aanbieders elk hun eigen processen. Daarom is er steeds meer beweging naar samenwerking in de keten. Dit komt voor een groot deel voort uit de gedachte dat de opdrachtgever hierdoor meer synergie, kwaliteitsverbetering en effectiviteit ervaart. Je kunt als ketenpartner met elkaar meedenken over logistieke issues, elkaar helpen en voor elkaar signaleren.
Verbinding
De belangrijkste behoefte die je hiermee invult, zit in de menselijke kant. De operator van de koffiemachine krijgt meer connectie met de locatie waar hij of zij werkt. Ook ontstaat verbinding met de andere ketenpartners, de gebruikers en de opdrachtgever. Iedereen vindt het fijn om bij een team te horen. En soms wil je graag je verhaal kwijt kunnen en het gevoel hebben dat er iemand naar luistert die je probleem kan oplossen. Hierdoor voelen mensen zich onderdeel van de organisatie van de opdrachtgever. Mensen die trots zijn op hun werk tonen eigenaarschap.
Hostmanship
Als er geen verbinding is, merk je dat partijen vaak snel de loopgraven opzoeken wanneer er een discussie ontstaat. Vervolgens beschieten ze elkaar met mails onder verwijzing naar contractuele afspraken. Voeg daarom niet alleen hostmanship aan je eigen organisatie toe, maar ook aan je relatie met een leverancier. Behandel je leveranciers respectvol. Deze operationele mensen weten wat er in het pand speelt. Zij zijn de experts en werken op meer locaties. Vraag hen bijvoorbeeld waar ze bij de uitvoering van de contractuele afspraken tegenaan lopen.
Wees voorwaardenscheppend en vooral ook eerlijk over wat je wel en niet kunt oplossen. Dat is dienend opdrachtgeverschap en dat kan je veel opleveren. Het zorgt dat de medewerkers van leveranciers zich betrokken, gerespecteerd en gewaardeerd voelen. Ieder vanuit zijn of haar eigen rol of functie. Dat zie je terug in kleine dingen, zoals een papiertje opruimen. En soms in grote, zoals het meedenken over innovatieve manieren om dingen te verbeteren.
Improving your performance
Mijn collega interim professionals adviseerden me om eens een blog te schrijven. Eigenlijk hartstikke leuk: zowel het nadenken over een onderwerp dat je bezighoudt als het schrijven zelf. Het geeft energie als je iets waar je veel ervaring in hebt met passie kunt delen. In die zin maakt het jou als professional weer een stukje beter en dat is waar wij bij DPA doorlopend aan werken.
