Het is een mooie taak om de privacy van mensen te mogen bewaken. Een eerbare positie een organisatie te begeleiden bij het naleven van de AVG. En het is een dankbare rol om medewerkers bewust te mogen maken, zodat ze meer ontspannen met de AVG en haar regels leren omgaan.
Maar soms, heel soms, kom ik als FG terecht in een vervelende situatie en verliest de rol voor even haar glans. Die tweestrijd voelt alsof ik het kind ben dat tussen twee scheidende ouders staat. In de ene hand heb je de richtsnoeren waarlangs je de organisatie begeleidt. In de andere hand heb je een dilemma dat zich niet door deze richtsnoeren laat oplossen. Heel even slaat de frustratie toe en vallen de suggesties voor een oplossing over elkaar heen. En dan plotseling weet ik het weer!
“Pas toe of leg uit!” of mijn eigen versie: ”denk na, onderbouw en documenteer”. Want waar in de AVG staat dat je moet stoppen met nadenken? Waar in de AVG staat dat er niets (meer) mag? En waar in de AVG staan de standaardoplossingen op de vraagstukken waar wij als FG regelmatig mee worstelen? Juist, dat staat nergens!
Sommige FG’s vinden het lastig dat de wetgeving weinig concreet is beschreven. Ik begrijp dat ongenoegen niet goed. Meestal denk ik: ”hoe vager, hoe beter”, dan blijft de uitdaging om erover na te denken tenminste. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) spoort aan zelf te blijven nadenken over toepassing van de AVG. Als je van mening bent dat de AVG niet duidelijk is en een sluitende oplossing niet voor handen ligt, wordt het pas echt leuk.
Stem de situatie af met de hoogst leidinggevende, kom tot een passende oplossing voor het vraagstuk, onderbouw de besluitvorming met de kennis van nu en documenteer het voor later. Dat later komt vaak eerder dan je denkt. Het is dus van belang dat je de ontwikkelingen van een dergelijk besluit volgt.
Een goed besluit vandaag kan over zeven maanden achterhaald zijn. Wees niet bang om op een besluit terug te komen en procedures aan te passen. Want sommige informatie was mogelijk niet voorhanden op het moment van de besluitvorming. Denk bijvoorbeeld aan de gevolgen van besluiten door een toezichthouder, veranderende positie van een organisatie in haar keten en de inzichten die jurisprudentie ons bieden. Het blijven volgen van de ontwikkelingen en veranderingen in naleving van de wet is daarom belangrijk, omdat het nodig kan zijn met voortschrijdend inzicht essentiële besluiten te herzien.
Ik raad FG’s aan om met andere FG’s te sparren over varianten op een vraagstuk. Het hoeft niet per se een FG uit dezelfde branche te zijn. Soms is het juist goed om een vraagstuk vanuit een andere invalshoek te benaderen. Schroom niet om vragen te stellen als je twijfelt, want twee weten meer dan één en de ene FG is de andere niet. Wil je meer handvatten voor jouw vragen, download dan onze whitepaper.
In een reeks blogs vertellen de interim privacy en security counsels van DPA Professionals je meer over de AVG. Lees ook de vorige blog van Charles Renshoff. AVG: Weten is anders dan doen.
