Het bepalen van de grondslag
Denk goed na of je gewone persoonsgegevens kunt verwerken op basis van één van de bovengenoemde grondslagen. Zo ja, welke grondslag is dan van toepassing en waarom juist die grondslag? De grondslag bepaal je voorafgaand aan de verwerkingsactiviteit. Bedenk je dit erna pas, dan handel je als organisatie in strijd met de AVG. Zorg er daarom voor dat je een goed ingericht proces hebt om de grondslag tijdig met de juiste mensen binnen de organisatie te bepalen. Bijvoorbeeld met een compliance officer, privacy officer of business owner. Bepaal aan de hand van het specifieke verwerkingsdoeleinde en de context van de verwerking welke grondslag passend is.
Het vastleggen en vermelden van de grondslag
Is een grondslag bepaald, dan moet hij opgenomen worden in het verwerkingsregister. Daarin leg je alle verwerkingsactiviteiten en grondslagen van de verwerkingsactiviteiten vast met de daaraan gerelateerde informatie die de AVG vereist. Lees meer over het inrichten van een juist en up-to-date verwerkingsregister.
Daarnaast ben je als organisatie verplicht de betrokkene waarvan je persoonsgegevens verwerkt, voorafgaand aan de verwerkingsactiviteit te informeren. Dit doe je als organisatie bijvoorbeeld door middel van de privacyverklaring op je website. Daarin neem je onder andere informatie over de grondslag(en) op. Een betrokkene is op deze wijze op de hoogte van de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en de grondslagen waarop jouw organisatie zich baseert.
Hoe toon je de grondslag aan?
Als organisatie ben je onder de AVG verplicht om verantwoording af te af leggen over jouw verwerkingsactiviteiten. Dit geldt ook voor de grondslag die je voor je verwerkingsactiviteiten bepaalt. Zorg er dus voor dat je goed onderbouwt en vastlegt waarom je je voor een specifieke verwerkingsactiviteit op een bepaalde grondslag baseert. Deze informatie neem je bijvoorbeeld in je verwerkingsregister op, zodat alle informatie met betrekking tot de verwerkingsactiviteit in dit register raadpleegbaar is.
Geen grondslag… is geen rechtmatige verwerking!
Bij het bepalen van een grondslag is het belangrijk bepaalde aspecten in acht te nemen. Zorg ervoor dat je processen goed hebt ingericht, de grondslag hebt vastgelegd en onderbouwd en dat je de betrokkene vooraf informeert om overtreding van de AVG te voorkomen. En onthoud, geen grondslag… is geen rechtmatige verwerking!
Versterking nodig van een privacy specialist?
Heb je hulp nodig bij het bepalen van de grondslagen of andere privacyvraagstukken? Ons team van interim privacy & security counsels staat voor je klaar.
