Hoe Bilthoven Biologicals zich voorbereidt op een nieuwe pandemie met een flexibele en efficiënte Supply Chain

Na de coronapandemie is de bewustwording van de Europese Unie rondom pandemieën geïntensiveerd. Uit een evaluatie bleek dat Europa tijdens de COVID19-pandemie te afhankelijk was van landen buiten Europa voor onder andere het leveren van grondstoffen voor vaccins. Op basis van die learned lessons heeft de Europese Commissie (EC) het EU FAB project opgestart en een tender uitgeschreven. Hiermee werden Europese farmaceutische bedrijven die in staat zijn om vaccins te produceren, uitgenodigd om productiecapaciteit te reserveren voor toekomstige pandemieën. Meerdere Europese partijen hebben deze tender gewonnen, waaronder Bilthoven Biologicals. Voor hen betekent dit het begin van een interessant en complex project.

Het winnen van deze tender betekent namelijk dat Bilthoven Biologicals bij een volgende pandemie binnen één jaar 75 miljoen doses viral vector vaccins moet kunnen leveren. Dit project is complex en vereist voortdurende voorbereiding, waarbij aspecten zoals supply chain management, leveranciersbeheer en voorraadbeheer nauwlettend moeten worden gemonitord. Het is een voortdurende inspanning om de benodigde infrastructuur te handhaven, training van personeel te waarborgen en ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen klaarstaan voor actie. En dat alles terwijl niemand weet wanneer en welk type vaccin moet worden geproduceerd.  

“Normaal gesproken kunnen we projecten in de supply chain, zoals de bouw van een fabriek om een nieuw product te produceren, volledig plannen en voorbereiden. We weten welke onderdelen nodig zijn, kunnen voorraden inschatten en processen optimaal inrichten”, vertelt Robert, Supply Chain Professional bij DPA. “Maar in dit geval moeten we ons voorbereiden op een onzekere toekomst. We weten dat er een nieuwe pandemie komt, maar wanneer en de exact benodigde grondstoffen die nodig zijn om het vaccin te produceren zijn onbekend.

Die onzekerheid vereist een flexibele aanpak, vooral op het gebied van inkoop. Robert: “Contracten met leveranciers moeten harde levertijden bevatten, maar de exacte vereisten zijn niet altijd duidelijk. Dit maakt het project bijzonder uitdagend, daarom roept Bilthoven Biologicals de hulp van professionals met brede ervaring in.”

Als Project Lead bij Bilthoven Biologicals realiseert Robert met een team van professionals een flexibele en efficiënte Supply Chain die klaar is om snel te reageren op veranderende omstandigheden. Hij houdt zich bezig met het inrichten en up-to-date houden van contracten met leveranciers en het waarborgen van voldoende voorraden. Robert: “Ik werk nauw samen met andere professionals binnen en buiten Bilthoven Biologicals om tot de beste oplossingen te komen. Samen leggen we een complexe puzzel waarbij we rekening houden met diverse scenario's en mogelijke uitdagingen die zich kunnen voordoen tijdens een pandemie.”

Eén van die uitdagingen is het vormgeven van de contracten met leveranciers. Tijdens de coronapandemie gaven zij aan dat de situatie zo uniek was dat zij hun levertijden niet konden waarborgen. Om ervoor te zorgen dat dat niet opnieuw gebeurt zorgt Robert dat de contracten op een andere manier worden vastgelegd, waarbij leveringszekerheid en flexibiliteit tijdens een pandemie meer gegarandeerd zijn. Deze unieke afspraken met leveranciers moeten ervoor zorgen dat in het geval van een pandemie zo snel mogelijk vaccins beschikbaar zijn.

Een andere uitdaging heeft te maken met scenario’s. Omdat het zo onzeker is hoe de volgende pandemie eruit komt te zien moet rekening gehouden worden met diverse scenario’s. Zo heeft Bilthoven Biologicals naast inkoopuitdagingen ook een flinke opgave als het gaat om opslag. Op het terrein is onvoldoende opslagruimte om alle grondstoffen die nodig zijn in geval van een pandemie op te slaan. Daarom kijkt Robert nu al naar mogelijkheden om de magazijnopslag uit te breiden. Bijvoorbeeld door te investeren in meer ruimte of door contracten af te sluiten met externe leveranciers die opslagruimte voor Bilthoven Biologicals reserveren. Vervolgens presenteert hij deze scenario’s aan het management, die goed geïnformeerd een beslissing kunnen maken.

Er zijn vijf verschillende werkpakketten die samen zorgen dat Bilthoven Biologicals voorbereid is en blijft op een volgende pandemie. Als Project Lead is Robert verantwoordelijk voor hoe het met zijn team gaat. Tijdens wekelijkse meetings kaart hij eventuele issues aan en houdt hij zich, vanwege de onderlinge verwevenheid in projecten, ook bezig met integratiemanagement. Zo zorgt hij er samen met de andere teamleiders voor dat ze op elkaar afgestemd zijn.

Een leerzaam, interessant en uitdagend project, waarin veel van professionals wordt gevraagd. Robert: “Het geeft een enorme kick om een bijdrage te kunnen leveren aan dit belangrijke project!”