Inkoop bij het Prinses Máxima Centrum voor Kinderoncologie

Het ambitieniveau is hoog. Uit het meerjarenplan blijkt dat het Prinses Máxima Centrum vanaf 2017 een enorme groeispurt doormaakt. Het complex van 40.000 m² wordt het grootste kinderkankerziekenhuis van Europa en voorziet in een concentratie van zorg, research en opleiding. Hoe doe je dat? Hoe ondersteun je met inkoop bij het opzetten van een geheel nieuwe organisatie in een nieuw gebouw?

Inkoopbeleid vaststellen

Het is belangrijk om voordat we beginnen het inkoopbeleid vast te stellen. Hier liggen al duidelijke contouren voor. We spreken af dat geen enkel inkoopproject wordt opgestart zonder projectleider uit de organisatie ofwel ‘de business’. Ook zetten we het proces en ieders rol en verantwoordelijkheid duidelijk op papier. Verder maken we afspraken over sponsoring, een heel belangrijk onderdeel van het Prinses Máxima Centrum. We spreken af dat inkoop en sponsoring strikt gescheiden trajecten blijven.

Prioriteiten stellen

Vervolgens inventariseren we de projecten waarbij inkoopondersteuning gewenst is. Hieruit komen de urgente projecten naar voren. De projecten waarvan de voortgang van de bouw afhankelijk is, pakken we als eerste op. Het is geen ‘business as usual’ en je loopt tegen allerlei uitdagingen aan. Dit komt met name doordat het een nieuwe organisatie is en de werkprocessen nog niet altijd duidelijk zijn.

Grensverleggend samenwerken

Ondertussen groeit het aantal medewerkers met de dag: tot 1.050 vaste medewerkers in mei 2019. Hooggekwalificeerde medewerkers die op tijd of te laat hun inbreng willen geven. Dat geeft een enorme dynamiek waarin iedereen grensverleggend en gepassioneerd samenwerkt. Dit zijn ook de kernwaarden van het Prinses Máxima Centrum. We gaan verder dan anderen ooit gegaan zijn en doen dat met hart en ziel. Je voelt het gewoon in de hele organisatie.

Zorgen dat het werkt

Dezelfde houding verwachten we van de leveranciers. En dat lukt! Heel mooi om te ervaren dat het bijna vanzelf gaat als je allemaal hetzelfde doel hebt. De inkopers worden uitgedaagd op het uiterste van hun vakkennis, samenwerkingsskills en flexibiliteit. Zonder het einddoel uit het oog te verliezen. Samen met deskundigen van uiteenlopende pluimage, zorgprofessionals, onderzoekers, ouders en de kinderraad is hard gewerkt aan de totstandkoming van het centrum. De grootste uitdaging is om te zorgen dat alles goed functioneert en dat de nieuwe medewerkers goed met de apparatuur en materialen kunnen werken.

Gezien het totaalconcept van het oncologisch centrum is het inkooppallet breed. We verzorgen inkoopprojecten voor onder andere de researchafdeling, de laboratoria, het facilitair bedrijf, Organisatie & HR, de Academy, zorg en ICT. Elk project heeft strakke deadlines. De selectie en implementatie van een nieuw ERP-systeem bijvoorbeeld, waar veel organisaties meer dan een jaar voor uittrekken. Wij begonnen met de selectie in juni 2017, gingen live met het finance-deel in januari 2018 en met het inkoop- en logistieke deel in april 2018. Vanaf 1 april 2018 konden we de supply chain vullen met meer dan 1.200 producten die we automatisch door scanning bevoorraden.

Luisteren en de goede vragen stellen

Goed naar de behoeften van de business luisteren is erg belangrijk. Als je goed uitvraagt wat nodig is en de leveranciers de ruimte geeft om advies uit te brengen, krijg je overal ondersteuning. Als levertijden de deadlines niet konden halen, gingen we in overleg met de business over wat er op welk moment minimaal nodig was. Ook gingen we in overleg met de leverancier over wat maximaal haalbaar was. Dan blijkt vaak dat je samen bergen kunt verzetten. Dat is enorm gaaf om te ervaren!

Langetermijnrelaties

We hebben de meeste leveranciers voor de lange termijn geselecteerd. Je merkt dat ze net dat stapje extra doen en dingen mogelijk maken die je zelf niet had kunnen bedenken. Zo levert inkoop een belangrijke bijdrage aan de missie om ieder kind met kanker te genezen met optimale kwaliteit van leven. De zorgverlening startte conform planning op 18 mei en op 5 juni opende Koningin Máxima samen met patiënten het nieuwe gebouw van het Prinses Máxima Centrum voor Kinderoncologie.

Toekomstbestendige inkoopfunctie

In de loop van het project zijn de interimmers gefaseerd afgeschakeld en is een vast inkoopteam opgebouwd. Na de ingebruikname vroeg het Prinses Máxima Centrum me om een poosje aan te blijven in de rol van interim inkoopmanager. Er zijn nog genoeg projecten die eerder geen prioriteit hadden en we gaan contractmanagement implementeren. De eerste kwaliteitsaudits zijn achter de rug en goed verlopen. We bouwen verder aan een toekomstbestendige inkoopfunctie waar de processen goed ingeregeld zijn. Een groot voorrecht om hier een bijdrage aan te kunnen leveren!