Kwalitatief cont(r)actmanagement: nu meer dan ooit

Als interim contractmanager promoot ik contactmanagement: contractmanagement met businessfocus op de relatie. Het managen van prestatie en relatie waarbij de balans mag doorslaan naar relatie. Ga het gesprek aan met je leverancier als er een serieus probleem is bij één of zelfs beide contractpartijen. En kom vooral niet te snel met eisen of dreigementen.

Koffiedrinken? Nu even niet…

Contactmanagement betekent ook: elkaar belonen in goede tijden. Regelmatig koffiedrinken en de wederzijdse kwaliteit prijzen. Maar momenteel worstelen we met social distancing en gaat de inkoopkaasschaaf vaker over de prijs. Grote bedrijven in getroffen sectoren vragen leveranciers om korting, verlengen hun betalingstermijn of gaan over tot opschorting of ontbinding van contracten. Ook hebben juristen meer werk aan geschillen over inkoopverplichtingen. Kortom… weg contactmanagement.

Elkaar niet verliezen

Goed contractmanagement is goed contactmanagement. Dit motto geldt in goede én slechte tijden. Dus ook als de druk oploopt. De in goede tijden gedane investeringen in relaties komen in crisistijd goed van pas. Als de volledige supply chain het lastig heeft en de in- en verkopen terugvallen, is contract- en relatiemanagement cruciaal om elkaar niet te verliezen. De hele keten valt om als één of meerdere partijen eenzijdig afspraken opzeggen.

Voor mij betekent goed contractmanagement ook: de contracteigenaar en de leverancier adviseren om voor een crisisplan te zorgen. Nog te vaak zie ik kwantitatief uitgevoerd contractmanagement zonder plan. Cijfers en kpi’s bepalen de prestatie. Staat het stoplicht op groen? Dan komt er een handtekening onder de scorecard. Staat het stoplicht op rood? Volgende keer beter. Het is belangrijk dat partijen ten tijde van een crisis kunnen terugvallen op een goede relatie én een plan. Zo’n crisisplan hoeft niet veel meer te zijn dan een goede risicoanalyse.

Afstand houden?

De soms vergaande juridisering van inkoop en contractmanagement creëert afstand en te weinig vriendschap. Het zorgt voor juridische partnerships in plaats van zakelijk vriendschappelijke partnerships. Dat wordt nu pijnlijk duidelijk als regels en afspraken overboord worden gegooid en we de zwakste schakels in de keten zien omvallen. Vandaar mijn pleidooi voor nog beter contract- én contactmanagement.

Duurzame relaties

Als het inkoophuis in termen van systemen, processen en werkwijzen op orde is, dan draait het om het aansturen van relaties met leveranciers. Om het mobiliseren van kennis en kunde bij leveranciers om de waardepropositie naar de klant te verbeteren. Goed contractmanagement is dan vooral: duurzame relaties creëren in de supply chain. Investeren in relaties om ook in tijden van enorme impact op omzet en winst eerlijk zaken te kunnen doen. Wat zijn de gezamenlijke zakelijke gevolgen en verantwoordelijkheden bij risico’s en crisissen? Deze in goede tijden benoemen, voorkomt plan- en ketenloos handelen in crisistijd.

Meer weten?

Houd jij je net als Bas graag bezig met het inkoopvakgebied? Bekijk de mogelijkheden van werken via DPA. Of kun je een inkoopprofessional zoals Bas goed gebruiken binnen je bedrijf? Lees dan meer op onze procurementpagina en neem vrijblijvend contact op.