Roy & Robbin: "Hoe beweeg je je als procurement professional tussen de verschillende crisissen?"

“Begin 2022 kampten we wereldwijd nog met allerlei problematiek rond de Covid-pandemie. Maar er was langzaam maar zeker licht aan het einde van de tunnel. Het leek erop dat alles eindelijk weer normaal begon te worden. Dit was het moment waarop mijn avontuur bij DPA als procurement professional begon. Ik had na drie jaar vaste dienst behoefte aan een nieuwe uitdaging. Maar wat? Daar was ik nog niet over uit. Toen kwam ik DPA tegen, waar je als interim professional bij verschillende organisaties kunt werken en ervaring opdoen. Ideaal als je nog niet precies weet wat je wilt en in welke sector”, vertelt Roy.

Enorm vertrouwen

“Mijn eerste opdracht was bij Topking Fingerfood BV in Schiedam. De fabrikant achter de enige echte Vlammetjes, Vlamtosti’s en KaasTengels. Hier neem ik de inkoop van alle verpakkingsmaterialen op me, samen met leveranciers- en contractmanagement. DPA heeft een enorm vertrouwen bij mij gewekt tijdens de sollicitatieprocedure tot aan die eerste paar weken in dienst. Ik heb dan ook geen moment getwijfeld om Robbin van Wingerden, een vriend, aan te dragen als collega interim professional. Iemand waarvan ik wist dat hij ook graag binnen inkoop aan de slag wilde.”

Ontwikkeling voorop

“En zo ben ik, Robbin, in contact gekomen met DPA. Ik was op zoek naar een functie waarin ik veel kan samenwerken met verschillende afdelingen en waar er tegelijkertijd ook ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling op commercieel vlak. Ik kwam bij het inkoopvak uit. Nadat Roy mij bij DPA voorstelde, kwam alles in een stroomversnelling. DPA gaf mij al snel het gevoel dat mijn ontwikkeling voorop staat binnen een organisatie die continu investeert in haar werknemers. Per 1 april ben ik in de rol van operationeel inkoper gestart binnen Croda Nederland, nu Cargill BioIndustrial.”

Bijspringen als inkoopprofessional

“Cargill BioIndustrial is een oleochemisch bedrijf, gevestigd in Gouda. Hier worden “specialty chemicals” ontwikkeld, gemaakt en verkocht als halffabricaten voor verschillende toepassingen aan talloze industrieën. Na een lange periode van onderbezetting was er behoefte aan iemand die kon bijspringen in het wegwerken van de opgebouwde achterstand. De eerste maanden heb ik mij hier vooral gericht op alles omtrent orders, contracten, prijzen en facturen. Nu dit goed georganiseerd is, ga ik mij voornamelijk richten op de inkoop van verpakkingen en hulpgrondstoffen”, aldus Robbin.

Bijtijds omschakelen in crisistijd

En toen rolde de wereld de volgende crisis in: de oorlog in Oekraïne. Roy: “Bij Topking waren er direct problemen met de levering van bloem en zonnebloemolie. Gelukkig waren we scherp en hebben we bijtijds een nieuw bloemcontract kunnen vastleggen. Zonnebloemolie zit in alle snacks van Topking. De producten voor oven en airfryer worden daarnaast ook nog eens voorgefrituurd. Intern is de vraag dus enorm op een moment dat het aanbod nog nooit zo onzeker is geweest. Dit hebben we slim opgelost door deels over te stappen op raapzaadolie en de declaraties op de verpakkingen te wijzigen naar “plantaardige oliën - zonnebloem en raap - in wisselende verhoudingen. Zo zit je qua wetgeving altijd goed en behoud je flexibiliteit ongeacht hoe de markt eruitziet.”

Buiten de gepaande paden denken

Robbin: “Dezelfde trend is te zien binnen Cargill, waar zonnebloemolie ook één van de belangrijkste grondstoffen is. Waar in 2021 ongeveer 84% van de ingevoerde zonnebloemolie uit Oekraïne afkomstig was, is de invloed van de huidige situatie goed merkbaar. We bevinden ons momenteel in een markt met een tekort aan grondstoffen, waar ook nog eens een hoog prijsniveau tegenover staat. Veel bedrijven moeten tegenwoordig buiten de gebaande paden op zoek naar oplossingen.”

De sancties die volgden, zette de beweging in naar de volgende crisis: de gascrisis. Roy: “Dit heeft een ontzettende impact op de verpakkingsindustrie. Belangrijk is om goede analyses te maken van de belangrijkste producten in het assortiment. Om vervolgens een goed plan op te stellen om de continuïteit van aanlevering en productie te kunnen waarborgen. Het liefst wil je natuurlijk dat alles goed beschikbaar blijft. Maar of de impact op je gehele omzet 20% of 1% is, dat is een behoorlijk verschil. Zo’n plan kun je goed opstellen als je weet wat je voor deze producten aan materialen nodig hebt, recente data beschikbaar hebt en goed in contact blijft met zowel je interne als externe stakeholders.

Correct contractmanagement

“Goede communicatie en transparantie richting je leveranciers is daarbij van groot belang”, voegt Robbin toe. “Zorgen dat het contact constructief is, meedenken, flexibel zijn en zorgen voor zichtbaarheid. Een leverancier waar je op regelmatige basis een kopje koffie mee drinkt, zal vrijwel zeker harder zijn best voor je doen dan de leverancier die je alleen een mail stuurt zodra er iets fout gaat. Proactief zijn naar je relaties kan ervoor zorgen dat je meer voor elkaar krijgt.” Roy: “Dat in combinatie met correct contractmanagement waarbij de wederzijdse verantwoordelijkheden, verplichtingen en procedures duidelijk zijn, creëert mogelijkheden. Dit is iets waar we beiden een ontwikkeling in hebben doorgemaakt. Door je verantwoordelijkheid te nemen, je bewust te zijn van je teamgenoten en het belang van leveranciers, kun je een hele hoop voor elkaar krijgen. Zelfs in crisistijd.”