Wapen tegen wegvloeiende kennis
Should Costing is een kostprijsanalysemethode waarbij je aan de hand van een schaduwcalculatie bepaalt wat de kostprijs van de leverancier mag zijn. Zo maak je de kosten en daarmee de prijzen transparanter en kun je een goed gesprek aangaan over de kostprijs die de leverancier voorstelt.
Roger van der Molen is strategische inkoopprofessional met should costing expertise. Hij werkt via DPAPeopleGroup bij verschillende opdrachtgevers. Vanuit eerdere functies bij Philips weet hij veel over de inkoop van componenten, modules en technologieën. Er was destijds weinig afstand tussen inkoopafdelingen en de werkbanken van de techneuten. Daardoor was goed zichtbaar welke onderdelen er binnenkwamen en hoelang het duurde om deze te plaatsen. Kennis waarmee je de engineerskosten nauwkeurig kunt inschatten. Niet voor niets vragen commoditybedrijven in inkoopvacatures steeds vaker om kennis van materialen en technische mogelijkheden.
"De vraag wat iets mag kosten houdt veel bedrijven bezig. Begrijpelijk, want dit kan het startpunt zijn van een manier om flink te besparen."
Double digit besparing
Bij een groeiende speler in binnenhuisklimaatbeheersing zette Roger vraagtekens bij het kostenoverzicht van een high runner controller (PCB Assembly). Duurde de plaatsing van de componenten inderdaad zo lang? Waren alle spelers in de supply chain echt nodig? En was de leverancier niet iets te los omgesprongen met de winstmarge? Een Should Cost-analyse bood uitkomst. Wat bleek: de prijzen waren inderdaad te hoog. Na hiermee geconfronteerd te zijn werkten de leveranciers - ondanks de bittere pil die ze te slikken kregen - goed mee. Zo kwamen we tot een andere aanpak en een tweecijferige besparingspercentage voor dit product op jaarbasis.
Goedkoop is uiteindelijk duurkoop
Deze manier van werken zie je niet veel op inkoopafdelingen van ondernemers die elektronica, mechanica en mechatronica verwerken. Onderhandelen gaat meestal op high level: in de concurrentiestrijd wint niet de beste leverancier, maar degene met de laagste prijs. Een misleidend ‘koopje’, want de toegevoegde waarde moet in de applicatie zitten. Dit past bij de snelle wereld van evoluerende technologieën, productie-outsourcing en time-to-market: ontwikkelingen die een wig drijven tussen inkopers en hun categorie. En die er bovendien toe kunnen leiden dat er niet genoeg tijd is voor gedegen kostenanalyse en eerlijk samenwerken.
Cost drivers
Met Should Costing elimineer je de ruimte die leveranciers zich veroorloven bij het opstellen van offertes. Het is een rechttoe-rechtaan kostenanalyse die puur kijkt naar de werkelijke waarde van de factoren die de kosten de prijs van een product of dienst bepalen. Je neemt al deze ‘cost drivers’ onder de loep. Cost drivers die veel voorkomen zijn (inkoop) materialen (40-70%), machine-/arbeidsuren (10-40%), overhead (5-20%) en winst (5-10%).
Materialen en machine-/arbeidsuren kun je benaderen via goed onderzoek van het product. Vraag een bill of material op of demonteer een product tot op componentlevel en maak een berekening of inschatting van de materiaal- en machine-/arbeidskosten. Uiteraard is ervaring belangrijk om de analyse zo betrouwbaar mogelijk te maken. Roger: ‘ga regelmatig bij leveranciers langs in de fabriek om alles met eigen ogen te zien, beoordelen en meten. Leg alle data nauwkeurig vast voor een steeds betrouwbaardere berekeningstool.’
Overhead is bedrijfsspecifiek; die kun je inschatten via jaarverslagen, industrie-gerelateerde kengetallen, netwerken en eerlijk overleg met de leverancier. Ook de winst is een percentage waar je samen uitkomt. Roger: ‘beide partijen moeten zich erin kunnen vinden.’
"Door open kaart te spelen, ontstaat een gelijkwaardig partnerschap."
Andere mindset
Should Costing vraagt een flinke dosis energie, boerenverstand en doorzettingsvermogen. Je moet de supply chain in. Niet snuffelend, maar gravend: iedere relevante kostenbron binnenstebuiten keren. Ja dat is arbeidsintensief, maar het resultaat loont. Gedetailleerde productkennis leidt tot solide onderhandelingsposities waarin leveranciers zich genoodzaakt zien om openheid van zaken te geven. Partners die hiervoor openstaan, hebben meestal weinig te verbergen. Door open kaart te spelen, ontstaat een gelijkwaardig partnerschap.
Lange termijn relaties
Voor leveranciers is het best wennen dat je in de keuken komt meekijken, maar de voordelen zijn groot. Ze hoeven niet meer te concurreren voor de laagste prijs, maar mogen de werkelijke kosten van materialen en arbeidsuren doorberekenen. Als je daarbij de ruimte voor overhead en marge vastlegt, is ook hun winst gewaarborgd. Er is geen ruimte meer voor lucht in de prijsberekeningen. Zo ontstaat een win-winsituatie die beide partijen in staat stelt om zich op andere belangrijke dingen te richten zoals kwaliteit vergroten en garantie op beschikbaarheid. Je bouwt aan lange termijn relaties waarin leveranciers preferred suppliers worden.
No cure, no pay
De vraag wat iets mag kosten houdt veel bedrijven bezig. Begrijpelijk, want dit het beginpunt zijn van een manier om flink te besparen. Daarom kom ik graag eens langs voor een kop koffie en om samen te bespreken hoe in uw bedrijf naar de kosten gekeken wordt. Als we concluderen dat het beter kan, kunnen we bijvoorbeeld starten met het afpellen van de prijzen van een high runner. Bij voldoende potentieel spreken we vervolgens een actieplan en een prestatievergoeding af. Dit op basis van ‘no cure, no pay’. Bent u benieuwd of u kunt besparen? Neem dan vooral contact op!
