Tijd voor contractmanagement?
Is er onvoldoende overzicht van de verplichtingen die de onderneming is aangegaan? Is er weleens een contract stilzwijgend verlengd dat eigenlijk opgezegd had moeten worden? Of een vergunning verlopen zonder dat een nieuwe was aangevraagd? Dan is het wellicht tijd voor contractmanagement.
Bij ondernemingen met enkele werknemers is het bijhouden van de aangegane verplichtingen vrij eenvoudig. Maar dit wordt lastiger naarmate de onderneming groeit, al dan niet internationaal. Dan zijn vaak meerdere personen verantwoordelijk voor het aanvragen van vergunningen, het afsluiten van contracten en het onderhouden van de lopende contracten. Soms bevinden deze personen zich ook nog op verschillende locaties in Nederland of in meerdere landen, waardoor de documenten verspreid raken binnen de onderneming.
Een andere complicerende factor is dat medewerkers er ieder een eigen manier van archiveren op nahouden. De een bewaart documenten in stapels in kasten of laden, de ander bergt ze op in mappen, en weer een andere collega slaat ze op een harde schijf op of in een – al dan niet aparte map in een – mailbox. Tel hierbij op dat een grotere onderneming vaker te maken krijgt met personele wisselingen en het is duidelijk dat het verkrijgen en behouden van accuraat overzicht van de geldende verplichtingen een grote uitdaging is. De onderneming riskeert bovendien extra kosten door de vervelende situaties die kunnen ontstaan als dit niet lukt.
Meerdere oplossingen
Contractmanagement is simpel gezegd het in een centrale database opslaan van contracten en andere voor de onderneming relevante documenten zoals vergunningen. Dit kan vrij simpel worden vormgegeven: bijvoorbeeld in een Microsoft Word- of Excel-bestand. Bij dergelijke oplossingen loop je echter al snel tegen de beperkingen aan. Als er sprake is van tientallen of honderden contracten ligt het meer voor de hand om een elektronische oplossing te kiezen in de vorm van een programma waarin alle gegevens en documenten worden opgeslagen. Een aanvullend voordeel hiervan is dat veelal automatisch een waarschuwing wordt gegeven als een contract of vergunning bijna afloopt. Er zijn veel voorbeelden van geschikte programma’s. Zo zijn er specialistische programma’s zoals Effacts en Legadex en kan contractmanagement ook worden ingebouwd via contractmanagementmodules van bijvoorbeeld SAP of Axxerion.
Vragen bij implementatie
Voor de start met contractmanagement is het zinvol om te bedenken wat de onderneming ermee wil bereiken. Welke informatie wordt opgeslagen? Welke medewerkers gaan met het systeem werken? Deze informatie helpt om het programma te selecteren dat het beste bij de wensen van de onderneming past. Een andere belangrijke vraag is hoe het programma compleet en accuraat blijft. Hoe wordt bijvoorbeeld omgegaan met contracten die aflopen en contracten met een optie tot stilzwijgende verlenging?
Aflopende contracten kunnen automatisch op inactief worden gezet. Dit is mogelijk niet de beste oplossing als regelmatig contracten eindigen die in de praktijk van kracht blijven. Dan kan het noodzakelijk zijn om tegen het einde van de looptijd aanvullende informatie te verkrijgen om te bepalen wat met het contract gebeurt. Ook bij contracten met een optie tot stilzwijgende verlenging moet tegen het einde van de initiële looptijd aanvullende informatie worden verzameld. Deze informatie is noodzakelijk voor het accuraat houden van de informatie in het contractmanagementsysteem.
Verder is het belangrijk om na te denken over autorisaties. Als veel mensen wijzigingen in het systeem kunnen aanbrengen, groeit het risico op niet accurate informatie. Het beperken van het aantal personen die dit mogen doen, kan echter leiden tot een grote belasting van deze personen.
Ondersteuning door interim legal counsel
De introductie van een contractmanagementsysteem kost tijd en is vaak lastig te combineren met de reguliere werkzaamheden. Om dit te ondervangen, kunt u een interim legal counsel inhuren die u bijstaat bij het opzetten en vormgeven van het systeem, het opstellen van de documentatie en het toezicht op het verzamelen van alle informatie. Zo legt u een mooie basis voor een uniforme werkwijze. Want met een goed werkend contractmanagementsysteem worden contracten en juridische informatie door alle betrokkenen op de afgesproken manier ingevoerd en opgeslagen. Zo houdt u zicht op alle verplichtingen die de onderneming is aangegaan. Nu en in de toekomst.
Lees wat DPA Legal voor organisaties kan betekenen.
