Ervaring
Interim inkoopprofessional Rayman Hoesseinbaks werkte afgelopen jaar aan een uitdagende opdracht waarin al zijn inkoopkennis samenkwam. Hij mocht de contractintegratie begeleiden voor de fusering van twee grote energiebedrijven. “Een uniek project waarbij ik 250 contracten binnen alle categorieën mocht integreren tot één compliant contractendatabase.” Hoe pak je dat aan? Rayman neemt je mee in zijn uitdagingen en successen.
Ontdek meer over werken bij DPA
Inventarisatie en categorisatie
Rayman begon met de inventarisatie en categorisatie van de contracten. “Ik bekeek en vergeleek de contracten van beide bedrijven en maakte een overzicht per categorie. Denk aan IT, HR, consultancy, hoogspanningstechniek en facility. Was er sprake van overeenkomstige leveranciers en namen de bedrijven een vergelijkbaar product of dienst af? Dan bracht ik de verantwoordelijke managers bij elkaar en bespraken we de mogelijkheid tot samenvoeging van de contracten. Door de diversiteit aan contractcategorieën had ik daarvoor contact met collega’s uit alle lagen in de organisatie.”
Mogelijkheden contractintegratie onderzoeken
Na het afronden van deze quick wins, ging Rayman verder met de contracten die een overeenkomstige toeleverancier hadden, maar waarvan de bedrijven verschillende producten afnamen. “In dat geval onderzocht ik of een bestaande leverancier ook andere materialen kon leveren. Op die manier kon ik de contracten alsnog integreren. Dat gaat natuurlijk niet altijd, omdat je bijvoorbeeld rekening moet houden met strategische leveranciers die belangrijk zijn voor de continuïteit van de organisatie. Ik voerde daarom regelmatig driehoeksgesprekken met bijvoorbeeld inkopers, contractmanagers en businessmanagers.”
Stakeholdermanagement & strategie
In deze opdracht vormde stakeholdermanagement een belangrijke uitdaging. “Niet alleen de contracten, maar ook de desbetreffende afdelingen moesten met elkaar integreren. En vanzelfsprekend gaat dat niet over één nacht ijs. De overkoepelende strategische plannen, waaronder de inkoopstrategie, waren daardoor nog niet helder gedefinieerd. Een uitdaging, want ik wilde ook de contracten op commoditybasis stroomlijnen. Daarom organiseerde ik meetings met de business managers van beide bedrijven. Ik deelde mijn advies met behulp van een heldere presentatie van mijn bevindingen uit onder andere spend analyse’s. Ik overtuigde hen daarmee met succes van de noodzaak een keuze te maken. De opleiding Contractmanagement die ik via DPA gedaan heb bij InkoopAcademie kwam daarbij goed van pas.”
"De opdracht vroeg veel van mijn skills binnen organisatiesensitiviteit. Door kort op de bal te spelen en in gesprek te blijven, lukte het me uiteindelijk om één compliant contractendatabase op te leveren."
Verschillende contractmanagementsystemen
De energiebedrijven werkten met verschillende processen en systemen, wat het lastig maakte voor Rayman om de juiste personen en documenten te vinden. Hij leidde het verwerkings- en registratieproces om alle contracten in Mercell te zetten. “Ik verzorgde voortgangsrapportages die ik wekelijks besprak met mijn leidinggevende. Het administratief documenteren en borgen van documenten vergde veel tijd en energie. Als er bijvoorbeeld een onvindbare contractbeïndigingsmail was, moest ik daarvoor naar de businessmanagers en soms achter een nieuwe bevestiging aan bij leveranciers. Dat bijna iedereen door de coronamaatregelen vanuit huis werkte, maakte het niet makkelijker. De opdracht vroeg veel van mijn skills binnen organisatiesensitiviteit. Door kort op de bal te spelen en in gesprek te blijven, lukte het me uiteindelijk om één compliant contractendatabase op te leveren."
Resultaat en learnings
Het resultaat mag er zijn. Van de 250 contracten heeft Rayman 30 procent beëindigd en 25 procent samengevoegd. De overige contracten lopen door, zijn verlengd of kunnen door strategische belangen van het bedrijf niet worden samengevoegd. “Deze opdracht was een mooie kans voor mij om kennis te maken met de publieke sector en bijbehorende aanbestedingen. Ik heb veel geleerd over de governance-structuur en het netwerken daarbinnen. Het bij elkaar brengen van mensen vond ik in deze opdracht het allerleukste om te doen. Daarbij heb ik kunnen werken aan mijn leiderschaps- en overtuigingsskills. Mooie kennis en vaardigheden die ik meeneem naar mijn volgende opdracht.”
De voordelen van detachering
“Steeds bij een ander bedrijf een kijkje in de keuken nemen, maakt mijn werk superinteressant. De ene keer werk ik als buyer bij een multinational en de andere keer als contractmanager bij een semi-overheidsinstatie. Ik werk steeds met andere mensen en bouw daardoor een groot netwerk op. Zo blijven projecten ook als senior inkoper uitdagend.” Lijkt interim werken als inkoper jou ook leuk?
